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【RPA導入事例】特許事務自動化4選!これだけで劇的に楽になる

モチ湖

こんにちはモチ湖です。

モチ湖

おかげさまで、お仕事たくさん頂けるようになりました。

ありがとうございます。

モチ湖

RPA活用の実績が蓄積してきましたので、

今日は、効率効果が高かった自動化事例を一部紹介します。

本記事の内容

(1)特許事務の自動化の事例がわかる。

(2)効果的な自動化業務4選がわかる

本記事の信頼性

この記事を書いている私は、この記事を書いている私は、中堅特許事務所でシステム管理者として17年間働いた経験があり特許事務作業の便利ツールに詳しいです。

 

 

(1)庁発送書類の納品業務

これは、特許庁からの発送書類の納品業務の自動化フローです。

この自動化フローは、毎週1回自動的に動作を開始します。(もちろん手動実行も可能です)
具体的な処理内容は、以下の通りです。

①引用文献の取り寄せ
②クライアント納品用の送付状作成
③応答期限のフラグ生成
④技術担当への連絡
⑤データの格納 など

この業務は、専任担当者が発送書類受信日に1日がかりで処理している事務所が多いのではないでしょうか?

この処理は、10分程度で完了します。
(※件数、公報ダウンロード先によって処理時間が変動します)

 

 

(2)庁提出書類の納品業務

次は、特許庁への提出書類の納品業務の自動化フローです。

ワンクリックで、下記の書類出力、データ入力処理を実行します。

①提出書類
②受領書
③送付状
④請求書
⑤期限管理ソフト入力(法定期限フラグの生成)

例えば、提出書類を蓄積しておき、午後4時に実行するように運用ルールを決めておけば効率的です。処理時間もものの数分で完了します。

後は、出力された書類を封筒につめてクライアントへ送るだけです。

メール納品の場合は「下書フォルダ」に出力されるようにしておけば、送信ボタンをクリックするだけで完了します。

 

 

(3)法定期限の通知業務

次は、法定期限の通知業務の自動化フローです。

法定期限は、例えば、以下の期限が考えられます。

①優先期限
②審査請求期限
③国内移行期限
④年金納付期限 など

これらの案内状もワンクリックで一括出力されます。

 

(4)登録証の送付業務

次は、登録証の送付業務の自動化フローです。

登録証は、郵送で受け取りスキャンすると下記の処理を自動実行します。

①登録番号、登録日の入力(期限管理ソフト)
②次回年金納付期限フラグの生成(期限管理ソフト)
③送付状の生成及びプリントアウト

これらの業務はスキャンするだけで作業が完了します。

 

まとめ

どうでしたか?

たった4つの特許事務を自動化するだけで、かなりの業務効率が図れるのがわかります。

特に、取扱件数が多い事務所ほど劇的に効果を発揮します。

次回は、これらの詳細を紹介させて頂きます。

効果的な自動化業務4選

(1)庁発送書類の納品業務
(2)庁提出書類の納品業務
(3)法定期限の通知業務
(4)登録証の送付業務

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