【RPA導入事例】特許事務自動化４選！これだけで劇的に楽になる

モチ湖

こんにちはモチ湖です。

モチ湖

おかげさまで、お仕事たくさん頂けるようになりました。

ありがとうございます。

モチ湖

RPA活用の実績が蓄積してきましたので、

今日は、効率効果が高かった自動化事例を一部紹介します。

本記事の信頼性

（１）庁発送書類の納品業務

これは、特許庁からの発送書類の納品業務の自動化フローです。

この自動化フローは、毎週１回自動的に動作を開始します。（もちろん手動実行も可能です）
具体的な処理内容は、以下の通りです。

①引用文献の取り寄せ
②クライアント納品用の送付状作成
③応答期限のフラグ生成
④技術担当への連絡
⑤データの格納　など

この業務は、専任担当者が発送書類受信日に１日がかりで処理している事務所が多いのではないでしょうか？

この処理は、１０分程度で完了します。
（※件数、公報ダウンロード先によって処理時間が変動します）

（２）庁提出書類の納品業務

次は、特許庁への提出書類の納品業務の自動化フローです。

ワンクリックで、下記の書類出力、データ入力処理を実行します。

①提出書類
②受領書
③送付状
④請求書
⑤期限管理ソフト入力（法定期限フラグの生成）

例えば、提出書類を蓄積しておき、午後４時に実行するように運用ルールを決めておけば効率的です。処理時間もものの数分で完了します。

後は、出力された書類を封筒につめてクライアントへ送るだけです。

メール納品の場合は「下書フォルダ」に出力されるようにしておけば、送信ボタンをクリックするだけで完了します。

（３）法定期限の通知業務

次は、法定期限の通知業務の自動化フローです。

法定期限は、例えば、以下の期限が考えられます。

①優先期限
②審査請求期限
③国内移行期限
④年金納付期限　など

これらの案内状もワンクリックで一括出力されます。

（４）登録証の送付業務

次は、登録証の送付業務の自動化フローです。

登録証は、郵送で受け取りスキャンすると下記の処理を自動実行します。

①登録番号、登録日の入力（期限管理ソフト）
②次回年金納付期限フラグの生成（期限管理ソフト）
③送付状の生成及びプリントアウト

これらの業務はスキャンするだけで作業が完了します。

まとめ

どうでしたか？

たった４つの特許事務を自動化するだけで、かなりの業務効率が図れるのがわかります。

特に、取扱件数が多い事務所ほど劇的に効果を発揮します。

次回は、これらの詳細を紹介させて頂きます。