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特許事務におすすめのRPAを紹介【徹底比較】

モチ湖

「こんにちはモチ湖です。

特許実務者であり、株式会社ジムウインの設立メンバーで社長です!中堅特許事務所でシステム管理者を兼任しています。

特技は、事務作業の便利ツールを発掘することです! 」

特許事務員
特許事務にRPAを導入しようと考えているけどおすすめはどれかなあ・・・

こんな悩みを解決しています。

本記事の内容

・特許事務所のRPAの導入状況

・おすすめのRPAは?

本記事の信頼性

この記事を書いている私は、特許実務者であり、中堅特許事務所でシステム管理者を兼任しています。これまでに、知財関係の便利ツールを発掘しています。

本記事は特に特許事務員の方や、開業弁理士で特許事務の不足に悩んでいる方にご参考になります。

本記事を読めば、特許事務に導入するためのおすすめのRPAを知ることができます。

なお、RPAって何という方は過去記事で解説していますのでご参考ください。

知財業務にRPAを活用するメリットとデメリット

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RPAの特許事務所の導入状況

モチ湖
特許事務にRPAを導入しているところは増えています。

一例を挙げますね。

特許業務法人オンダ国際特許事務所や伊東国際特許事務所では、効率化のために、RPAを活用しています。

>>知財業務へのRPAの活用|特許業務法人オンダ国際特許事務所

>>NTT-ATと伊東国際特許事務所 特許事務所内の事務作業を自動化

今後、効率化のためにRPAを導入していく特許事務所は増えていくことが予想されます。

そこで、以下にRPAのおすすめを3つ厳選紹介します。

特許事務におすすめのRPAはどれか!?

モチ湖
特許事務におすすめのRPAは以下の3つです!

①WinActor

②RPA Express

③UiPath

順番に解説していきます。

①WinActor

引用元:「NTT Communications Webサイト」

WinActorはNTTグループで開発・商品化されたRPAツールです。

現在、国内シェアナンバーワンです。

知的財産サポートサービス|(株)アビリティが代理販売しています。

WinActorでできること

WinActorができることは主に3つあります。

1.Excel・Wordなどのファイルから業務システムへデータ入力

2.業務システムからExcel・Wordなどのファイルの作成や印刷

 引用:https://www.ntt.com/business/services/application/crm-dm/salesforce/lp/winactor.html?utm_source=yahoo&utm_medium=cpc&utm_campaign=salesforce_ac_y&waad=34ry9kDW

 

3.WebサイトからデータをダウンロードしてExcel・Wordなどのファイルの作成

引用:https://www.ntt.com/business/services/application/crm-dm/salesforce/lp/winactor.html?utm_source=yahoo&utm_medium=cpc&utm_campaign=salesforce_ac_y&waad=34ry9kDW

特許事務にWinActorを導入すると以下の作業を自動で行えます。

①庁提出済みのデータの特許管理ソフトへの登録

②特許管理ソフトから書類の作成・印刷

③J-Platpatにアクセスし、手数料などの情報を入手してクライアントへ請求書を作成する

 

WinActorは国内シェアナンバーワンですが、価格が高いので小規模特許事務が導入することは厳しいかもしれません。

そこでフリーのRPAを紹介します。

②RPA Express

引用元:https://www.workfusion.com/products/

通常、RPAを導入すると毎月数十万円かかりますが、Work Fusion社の「RPA Express」では、なんと無料です。

RPA Expressができること

RPA Expressでは、

①操作員の操作方法をロボットに監視・自動で記録させ、

②機械学習を組み込み、ロボットに操作させること

ができます。

特許事務の中でも基本的な処理であれば特に問題なく使えるでしょう。

日本語でインストールのやり方を解説しているサイトがありますのでこちらをご参考ください。

なお、有料の最上位バージョンでは、AIと連携させて非定型業務にも対応可能です。

ただし、RPA Expressは日本ではあまり普及しておらず、ネット上にも日本語のノウハウ情報が少ないです。

日本語化バージョンもできたようですので、今後は日本での解説サイトも増えていくと予想されます。

そこで、もう一つおすすめのフリーソフトを紹介します。

③UiPath(ユーアイパス)

引用:https://www.uipath.com/ja/start-trial

 

UiPathは、個人のRPA開発者・小規模事業者であれば無料で使えます。

サイト上にノウハウ記事も多く投稿されていて、書籍も多数出版されていますので困った時に参考になります。

引用:https://www.uipath.com/ja/start-trial

 

UiPathもまた手動で、

①操作員の操作方法をロボットに監視・自動で記録させ、

②機械学習を組み込み、ロボットに操作させること

ができます。

UiPathを使っても特許事務の作業を一通りすることができます。

具体的には、以下の「年金納付の案内書の作成」が挙げられます。

①年金納付の案内リストを読み込みます。

※年金納付の案内リストの書面テンプレートはこちらの記事から入手できます。

特許事務の書類作成のミスを防ぐ裏技【無料テンプレートつき】

続きを見る

②案内リストからテンプレート(input)に入力する項目を抽出します。具体的には、「出願人、法域、登録番号、名称、整理番号」を抽出します。

③足りない入力項目は、J-Platpatから抽出します。具体的には、登録料の計算基準となる「納付年次」、「請求項数/区分数」を抽出します。

④特許庁の手数料計算システムを使って、「次年度登録料」を算出します。

⑤ ②~④で抽出した項目をテンプレートのinputに入力し、別名で保存する。ファイル名は、整理番号+出願人とする。

⑥年金納付の案内リストのデータ数だけ、②~⑤を繰り返します。

動画はこちらです。

RPAは、Uipath社のものを使用しています。

 

自分でロボットに学習させる必要があり、必要な知識など要求されますが、株式会社ジムウインでは、比較的リーズナブルな価格でUiPathと連携したRPAサービスを提供しています。

詳しくはこちらで解説していますのでご覧頂ければと思います。

>>株式会社ジムウインのRPA連携システム

特許事務におすすめのRPAのまとめ

おすすめのRPA

 

このブログではこれからもどんどん特許事務に役立つ情報を発信していきますのでご覧いただければと思います!

本ブログの運営者が開設した株式会社ジムウインでは、事務代行サービスを提供したり、特許管理ツールを開発しています。

特に、これから特許事務所を開業した方や個人で特許事務所を運営している方をサポートできると思いますのでぜひご利用いただければと思います。

詳しくはこちらのサイトからご覧ください。

 

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