特許管理

特許事務の書類作成のミスを防ぐ裏技【無料テンプレートつき】

モチ湖

「こんにちはモチ湖です。

特許実務者であり、株式会社ジムウインの設立メンバーで社長です!中堅特許事務所でシステム管理者を兼任しています。

特技は、事務作業の便利ツールを発掘することです! 」

悩んでいる人
特許事務所に働いているんだけど、書類作成のミスを防ぐ方法を教えてほしいな。市販の定型文作成ツールだとミスを防げるけどお金のかからない方法を教えてほしいな。

こんな悩みを解決しています。

本記事の内容

・特許事務で重要な書類作成のミスを防ぐ方法がわかる

・市販の定型文作成ツールなどを使わなくてもエクセルで書類を作れる方法がわかる

・書類のテンプレートは無料配布

本記事の信頼性

この記事を書いている私は、特許実務者であり、中堅特許事務所でシステム管理者を兼任しています。これまでに、知財関係の便利ツールを発掘しています。

本記事を読めば、以下のような特許事務が作成する書類のテンプレートを無料で入手でき、更に書類作成のミスを防ぐ方法がわかります。

本記事は特許事務所で特許事務をしている事務員や、これから開業しようと考えたり、小規模の特許事務所を運営している弁理士で特許管理ツールの費用を安く抑えたい方に参考になります!

無料の書類テンプレートはこちらから入手できます!

>>template-年金納付のお知らせ

特許事務で書類作成のミスが起こるポイント

特許事務の場合、既に作成した書類をテンプレートとして、特許事務員が一部の項目を変更したり、編集したりして書類を作成するケースが多いです。

しかし、変更項目や編集項目の数が多すぎたりすると、うっかり一部の項目を変更し忘れてしまうことが多いです。

例えば、既に作成した書類のクライアント名を変更し忘れて別のクライアント先にそのまま送ってしまうケースもあります。

こうしたミスは、クライアントから信用を失いやすいですし避けたいところです。

特許事務で書類作成のミスが起こるポイントは以下の3つがあります。

注意ポイント

①変更・編集項目が重複する

②変更・編集項目の数が多すぎる

③文章の中に、変更・編集項目が紛れ込んでいる

順番に説明します。

①変更・編集項目が重複する

ミスがおきやすいのは、似たような項目が重複するケースです。

具体例として、年金納付案内の書類を紹介します。

上の図のように、年金納付案内の場合、「お知らせ」と「回答指示書」の書類を複数作成します。

この場合、変更・編集項目が重複しており、どちらか一方しか変更しなかったりしていまいます。

②変更・編集項目の数が多すぎる

変更・編集項目の数が多すぎると、一部の項目に変更することを忘れがちです。

特に年金納付期限の案内の場合には、以下のように編集項目の数が多すぎて一部を忘れやすいです。

・送付日付

・宛名(権利者)

・登録番号

・納付期限

・整理番号

・納付年次

・回答期限

・印紙代

・手数料

③文章の中に、変更・編集項目が紛れ込んでいる

文章内の編集項目は、文章の一部に紛れてしまって見つけにくく、忘れやすいです。

また思い込みが先行して見逃しやすいです。

特許事務で書類作成のミスを防ぐ方法

モチ湖
以上のように、書類作成のミスが起こるポイントは3つあります。

①変更・編集項目が重複する

②変更・編集項目の数が多すぎる

③文章の中に、変更・編集項目が紛れ込んでいる

これらのポイントをふまえて、書類作成のミスを防ぐ方法を解説していきます!

書類作成のミスを防ぐ方法は以下のとおりです。

ポイント

①編集・変更項目を最小限に絞る

②編集・変更項目がチェックしやすいようにする

順番に説明します。

①編集・変更項目を最小限に絞る

まずは編集・変更項目を減らせないか検討しましょう。

重複の項目を1つにできないか、項目に不要なものを削除できないかなどを検討してみます。

②編集・変更項目がチェックしやすいようにする

編集・変更項目がチェックしやすいように文書を作成できないか検討してみましょう。

本記事では、エクセルでチェックしやすい書類を作成する方法を以下に説明します。

この方法を使えば、ミスを防止できます。

特許事務の書類作成のミスはエクセルで防止できます

書類作成のミスはエクセルを使えば防止できます。

上の図のとおり、

書類作成のテンプレート(ひな形)用のシートとテンプレートに入力するシートを2つ作ればOKです。

上の図では、inputのシートで変更・編集する箇所を入力すれば、テンプレート用のシートに反映される形になっています。

上の図のエクセルデータはこちらからダウンロードできます。

>>template-年金納付のお知らせ

直接ひな形に打ち込むのではなく、変更・編集する箇所を入力するタブを用意しておけば、重複個所についても全て反映されますし、文章の中に紛れ込んだ見つけにくい個所も漏れなく変更することができます。

しかも編集項目は、表のようにして管理しているのでとてもチェックしやすい構造となっています。

上から順番に編集項目をチェックできるので見逃しにくいです。

また、前回紹介したエクセル関数を応用して「編集した項目」と「編集していない項目」を色分けすることもできます。

特許等の期限管理をエクセルで簡単につくる方法【図解で解説】

エクセルデータは特別なマクロを使用しているのではなく、基本的なエクセル関数を使っていますので、エクセル初心者の方でも改変可能です。

無料テンプレートの特徴

無料テンプレート(template-年金納付のお知らせ)では、上の図のように、19の項目を変更できるようになっています。

書面テンプレート(書面雛形)はこちらです。

このエクセルデータでは、特許の場合にも商標の場合にも対応できるように作っています。

例えば、区分に特許を入力すると、書面ひな型は「年金納付のお知らせ」と表示され、区分に商標を入力すると、書面ひな形は「更新料納付のお知らせ」と表示されます。

また、共有者の入力がなければ「共有者」と「備考欄」の持ち分は非表示になります。

とても便利なツールですのでぜひためしてみてください。

特許事務の書類作成のミスを防ぐ方法のまとめ

特許事務で書類作成のミスが起こるポイント

注意ポイント

①変更・編集項目が重複する

②変更・編集項目の数が多すぎる

③文章の中に、変更・編集項目が紛れ込んでいる

書類作成のミスを防ぐ方法

ポイント

①編集・変更項目を最小限に絞る

②編集・変更項目がチェックしやすいようにする

無料の書類テンプレートはこちらから入手できます!

>>template-年金納付のお知らせ

どれもとても便利なのでぜひお試しくださいね!

このブログではこれからもどんどん特許事務に役立つ情報を発信していきますのでご覧いただければと思います!

本ブログの運営者が開設した株式会社ジムウインでは、事務代行サービスを提供したり、特許管理ツールを開発しています。

特に、これから特許事務所を開業した方や個人で特許事務所を運営している方をサポートできると思いますのでぜひご利用いただければと思います。

詳しくはこちらのサイトからご覧ください。

 

-特許管理

Copyright© 特許事務の沼ブログ , 2020 All Rights Reserved.